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Per pianificare un progetto con una Mappa Mentale scrivi il progetto al centro del foglio, raccogli sui rami tutte le idee così come arrivano, poi raggruppale in poche aree principali e rivedi la mappa con regolarità, in modo che diventi il punto unico in cui tenere in ordine tutto quello che devi fare.
Una delle applicazioni delle Mappe Mentali che uso di più, nel lavoro e nella vita personale, è quella per fare progetti.
Di sicuro anche tu hai molte idee in testa e, appena appaiono, prendi un post-it e le butti su carta. E se invece di avere mille appunti in giro, che rischi di perdere e di non ritrovare più, mettessi tutte queste idee su una Mappa Mentale, organizzandole già per argomenti?
È proprio quello che faccio io. Quando ho un'idea, prendo la mia Mappa Mentale dei progetti e inserisco subito l'appunto nella categoria giusta. Ogni tanto la rivedo, elimino le idee meno applicabili 😉 e scelgo quelle che posso iniziare a realizzare.
Perché usare una Mappa Mentale per i tuoi progetti
Con i post-it e gli appunti sparsi ogni idea vive per conto suo, e nel momento in cui devi decidere su cosa lavorare devi prima ritrovarle tutte. Con una mappa hai tutto sotto gli occhi su uno o pochi fogli, vedi a colpo d'occhio quali aree del progetto sono già piene di idee e quali sono ancora vuote, e ti è più facile scegliere quali portare avanti e quali lasciar cadere.
Lo stesso vale quando riprendi un progetto dopo qualche settimana, perché ti basta un'occhiata alla mappa per ricordare a che punto eri arrivato e cosa ti mancava, senza dover rileggere appunti scritti in momenti diversi.
Un esempio pratico
Qui ti mostro una Mappa Mentale che sintetizza su un unico foglio il progetto di apertura di uno Starbucks.
Dettagli interessanti
Ha usato i colori per i singoli elementi sui diversi rami, invece di assegnarne uno a ogni categoria.
Ha usato creatività e colori anche nella scrittura dei diversi elementi. Questo rende la mappa creativa anche senza fare tantissimi disegni.
È una mappa fatta "in bella". Le mappe di progetto hanno spesso un aspetto meno curato, perché nascono in modalità brainstorming e solo in un secondo momento vengono riviste e organizzate.
Come pianificare un progetto con una Mappa Mentale, passo per passo
Scegli un progetto che hai in testa, grande o piccolo, e procedi così.
Scrivi al centro il progetto, con un nome chiaro. Se riesci, aggiungi anche un piccolo disegno che lo rappresenti, perché ti aiuterà a riconoscere la mappa a colpo d'occhio.
Parti con dieci minuti di brainstorming, senza filtri. Metti sulla mappa tutte le idee così come arrivano, anche in modo disordinato, senza preoccuparti di dove vanno, perché l'ordine si sistema dopo.
Raggruppa le idee in poche aree principali. Se il progetto è organizzare un evento, i rami potrebbero essere luogo e data, persone da invitare, budget, comunicazione e cose da verificare. Se è un progetto di lavoro, potrebbero essere obiettivi, tempi, persone coinvolte e risorse. I nomi li scegli sempre in base al tuo progetto.
Aggiungi su ogni ramo i primi passi concreti. Per ogni area scrivi le prime azioni da fare, con parole chiave brevi, e se ti serve segna accanto una data o la persona che se ne occupa.
Tienila a portata di mano. Quando arriva una nuova idea, la inserisci subito nel ramo giusto invece di scriverla su un post-it.
Rifalla in bella quando il progetto è definito, se hai bisogno di condividerla con altri.
Un esercizio da fare oggi consiste nel prendere un progetto che stai rimandando, impostare un timer di dieci minuti e scrivere su un foglio bianco tutto quello che ti viene in mente, senza fermarti. Quando suona, raggruppa quello che hai scritto in tre o quattro rami. Molto spesso ti accorgi che il progetto era meno confuso di quanto sembrava, e che ti basta scegliere da quale ramo cominciare.
Farla a mano o al computer?
Mi capita spesso che qualcuno mi chieda se puoi fare la tua mappa di progetto direttamente al computer, invece che a mano. La risposta è sì e c'è un vantaggio effettivo, perché quando sbagli o cambi idea (e con una mappa di progetto capita spesso, dato che nasce in modalità brainstorming) puoi spostare i pezzi, riorganizzare i rami e correggere senza dover riscrivere tutto da capo su un foglio pieno di cancellature.
Detto questo, la prima stesura la farei sempre a mano, almeno finché non hai già chiaro in testa come vuoi strutturare il progetto. Il motivo è lo stesso di cui parlo in Riassumere un Libro con le Mappe Mentali: scegliere tu dove mettere un ramo, quale parola usare, come collegare due idee, richiede uno sforzo di elaborazione completamente diverso rispetto al semplice trascinare un blocco già pronto in un software. Il lavoro che fai per costruire la mappa è già, in parte, il lavoro di pensare al progetto, ed è proprio questo sforzo che ti fa ricordare e capire meglio quello che stai pianificando.
Una volta che l'hai fatta a mano e vuoi rifarla "in bella" per condividerla con il team o presentarla, lì il computer diventa molto utile. Il programma che uso io è quello di Tony Buzan, l'ideatore delle Mappe Mentali, e si chiama AYOA.
Le Mappe Mentali in diretta
Nello stesso stile di quelle di progetto ci sono le Mappe Mentali in diretta, utilizzate per le riunioni, i progetti di gruppo e il brainstorming. Sono utilissime per tenere traccia di decisioni, idee e progetti da definire o che vengono continuamente aggiornati. Poiché stanno su uno o pochi fogli e hanno una struttura visiva facile da memorizzare, si possono condividere e aggiornare con tutto lo staff.
Se ti interessa organizzare anche le tue giornate, trovi un altro esempio in Mappe Mentali per la Gestione del Tempo, e per usarle nello studio c'è Mappe Mentali per Studiare e Apprendere.
Se vuoi imparare tutti i 21 passi per farle in modo efficace, con esercitazioni pratiche e 101 applicazioni diverse, al corso Mappe Mentali ti spiego come farle in modo semplice.